Exportabwicklung im Überblick

Abhängig von den Gütern die Sie exportieren möchten, und in welches Land Sie exportieren, ist das Vorgehen beim Export nicht immer genau gleich. Grundsätzlich gliedert sich der Export von Ware aber in 5 Schritte.

1. Kaufvertrag verhandeln und abschliessen

Bei Verkäufen ins Ausland gibt es mehr zu verhandeln als wenn Sie direkt in der Schweiz etwas verkaufen. Viele Aspekte des Geschäfts sind nicht klar geregelt und müssen zuerst ausgehandelt werden. Typischerweise wird dabei vereinbart, wer welche Aufgaben, Rechte und Pflichten übernimmt. Dazu gehören auch der Umfang der Lieferung, die Lieferzeit und der Preis. Merken Sie sich: Schweizer Recht ist nicht Weltrecht. Bei internationalen Geschäften kann verhandelt werden, ob das Recht des Käufers oder des Verkäufers (oder gar das Internationale Kaufrecht) zur Anwendung kommt.

Wichtig bei diesem Schritt: 

• Produktsicherheit & Inverkehrbringung: Vor Vertragsabschluss ist abzuklären, ob spezielle Vorschriften diesbezüglich im Exportland nötig sind.
• Incoterms (International Commercial Terms): Bei der Vertragsgestaltung im Export sind mit dem Verkäufer die Incoterms zu besprechen. Diese Klauseln regeln die Art und Weise wie Güter geliefert werden. Sie klären beispielsweise folgende Fragestellungen:

• Wer kümmert sich um die Ausfuhrzollabfertigung im Exportland?
• Wer wählt und beauftragt den Spediteur?
• Wer bezahlt welche anfallenden Kosten?

2. Transport organisieren

Haben sich Käufer und Verkäufer mit einem Verkaufsvertrag geeinigt, und die Auflagen zur Inverkehrbringung in der Schweiz sind abgeklärt, stehen Ihnen für den Transport in die Schweiz zahlreiche Spediteure zur Auswahl. Vom Kurierdienst, über Luft- und Seefracht-, bis hin zum LKW-Transport, können Sie hier zwischen verschiedenen Lösungen auswählen. Es empfiehlt sich, vorgängig verschiedene Offerten aus dem In- und Ausland einzuholen und zu vergleichen.

Generell gilt:

• Bei Kleinsendungen lohnen sich oftmals Kurierdienste
• ökologische Aspekte und Konsolidierungsmöglichkeiten berücksichtigen
• erst ca. ab 500kg lohnen sich Seefrachtsendungen

Je nach Warengattung und Volumen gelten besondere Bestimmungen (Wertgegenstände, Kühltransporte, etc.). Zudem fallen Abwicklungskosten für Export- und Importverzollung an.

Wichtig bei diesem Schritt: 

• Achten Sie darauf, dass Sie vom Spediteur eine klare Auflistung erhalten, welche Preisbestandteile in der Offerte integriert sind und welche nicht! Zudem ist für die Frachtkostenberechnung das Volumengewicht massgebend. Wo nötig unterstützen wir Sie zielführend. Sie können zudem von unseren eigenen Verträgen profitieren.

3. Exportdokumente erstellen

Wenn Sie Waren exportieren, müssen Sie die Bestimmungen des Exportlandes einhalten. Welche Angaben Sie dazu im Exportland machen müssen und welche Formulare Sie dazu ausfüllen müssen, können von Land zu Land sehr unterschiedlich sein. Darum sind diese Angaben sorgfältig mit Ihren Geschäftspartnern vor Ort abzuklären. Mindestens zwei Dokumente werden für den  Export benötigt:

1. Handelsrechnung (Lieferschein; Proforma-Rechnung):

• Exporteur (inkl. Adresse)
• Importeur (inkl. Adresse)
• Lieferanschrift
• Ort und Datum der Ausstellung
• Markierung, Nummer, Anzahl und Art der Packstücke
• Netto- und Bruttogewichte, Abmessungen der Packstücke
• genaue Warenbezeichnung
• Zolltarifnummer
• Warenmenge
• Preis
• Lieferungs- und Zahlungsbedingungen
• Ursprungsland

Eine vollständige und korrekte Handelsrechnung ist die Grundlage für eine reibungslose Zollabfertigung. Zollbehörden benötigen die Handelsrechnung um mögliche Steuern und Zölle zu berechnen. Mit dem korrekten Ausfüllen der Handelsrechnung lassen sich Verzögerungen vermeiden. Im Internet finden Sie viele Vorlagen für korrekte Handelsrechnungen.

2. Ausfuhrdeklaration

Die Ausfuhrdeklaration dient als Nachweis für Ausfuhr von Ware. Diese Ausfuhranmeldung wird elektronisch erfasst. Dies kann auf drei verschiedene Arten erledigt werden:

• mit der Online-Anwendung der Eidgenössischen Zollverwaltung «e-dec web»
• mit einer hauseigenen Software
• durch den Spediteur

Achtung! Wird die Ware im Ausland nicht verkauft (reguläre Ausfuhr), sondern nur repariert, veredelt, nur temporär zu Ausstellungszwecken oder zur Dienstleistungserbringung ausgeführt, muss dies anders deklariert werden. Dabei gibt es Sonderverfahren für Veredelungsverkehr, temporäre Verzollung für Messen oder Ausstellungen, usw.

Die Ausfuhrdeklaration setzt gute Kenntnisse voraus. Es empfiehlt sich beim Einstieg in die Exporttätigkeit Hilfe von Fachpersonen beizuziehen.

4. Bewilligungspflichten abklären

Vor der Ausfuhr ist zu prüfen, ob die Ware bewilligungspflichtig ist. Dazu sind insbesondere folgende Bestimmungen relevant:

• Zivil und militärisch verwendbare Güter sowie Sanktionen, Embargos (SECO)
• Nicht zollrechtliche Erlasse (NZE)

Gegebenenfalls sind auch Importbewilligungen im Bestimmungsland nötig oder spezielle Inverkehrsbringungsmassnahmen nötig. Dazu setzten Sie sich am besten mit dem Käufer in Kontakt oder informieren sich bei der staatlichen Exportförderung Switzerland Global Enterprise.

5. Freihandelsabkommen nutzen

Dank Freihandelsabkommen können durch die Angabe des präferenziellen Ursprungs  Zölle im Bestimmungsland gespart werden. Dazu sind zuerst die entsprechenden Ursprungskriterien zu prüfen. Der Präferenzielle Ursprung wird anschliessend durch eine Rechnungserklärung oder Ursprungsnachweis-Formular (z.B. EUR.1, Shop Bundespublikationen) belegt. Dazu sind die genauen Vorschriften der einzelnen Freihandelsabkommen zu prüfen.

Es gibt verschiedene Formen des Warenursprungs zu unterscheiden. Für Ungeübte ist es nicht ganz einfach sich in diesem Bereich zurecht zu finden. Als Unterstützung bieten sich Seminare, der Besuch eines Lehrgangs oder eine Beratung von Experten an. Ebenso bietet der Zoll eine unverbindliche, kostenlose Auskunftstelle für einfache, generelle Zollfragen.