#Ermächtigter Ausführer #Freihandelsabkommen #PräferenziellerWarenursprung #Fragebogen ausfüllen #Prozesse gestalten

Umsetzung der Vorschriften und Prozesse als Ermächtiger Ausführer - Handlungsempfehlungen

Ermächtigter Ausführer profitieren vom Vereinfachungsverfahren bei der Erstellung von Ursprungsnachweisen. Wir unterstützen Firmen, Ermächtigte Ausführer zu werden und helfen, den Fragebogen auszufüllen. Ermächtigte Ausführer (wie auch jeder andere Ersteller von Ursprungsnachweisen) können von der Zollverwaltung regelmässig überprüft werden - auch als Amtshilfe gemäss Abkommenstext. Als Grundlage des Verfahrens dient das Merkblatt der Zollverwaltung sowie der Auskunftsbogen.

Zollprüfung bei Ermächtigter Ausführern
Sie sind bei der Zollverwaltung (BAZG, Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit) als Ermächtigter Exporteur registriert? Wie Sie vermutlich wissen, prüft das BAZG, ob Ermächtigte Ausführer die Vorgaben („präferenziellen Warenursprungsbestimmungen“) erfüllen. Genauso, wie dies das BAZG bei nicht-Ermächtigten Ausführern tun. Experten schätzen, dass dies mindestens einmal alle 10 Jahre der Fall ist. Dabei gibt es verschiedene Formen von Ursprungsprüfungen durch den Zoll:

Überprüfung einer spezifischen Exportsendung
Überprüfung einer spezifischen Importsendung
Generelle Ursprungsüberprüfung über einen offenen Zeitraum
Ursprungsprüfung durch eine ausländische Zollstelle ausgelöst

Die Ankündigung des Zolls gibt darüber Auskunft, diese enthält jedoch nicht immer eine abschliessende Rechtsmittelbelehrung. Es ist daher besonders wichtig, dass Sie über Ihre Risken und Möglichkeiten frühzeitig aufgeklärt sind, da auch rückwirkende Zollnachforde-rungen entstehen können. Wie Sie das Risiko von solchen Nachforderungen verhindern, haben wir nachfolgend anhand der uns meistgestellten Fragen zusammengestellt.

Wie erreiche ich, dass ich über ein für die Zollverwaltung zufriedenstellendes Ursprungs-Management-System verfüge?

Hier steht insbesondere Fachwissen im Fokus, dass sich in der Regel auf mehrere Personen verteilt. Je nach Ausgangslage muss nicht zwingend ein Exportprofi angestellt werden, sondern das relevante Wissen kann auch beim bestehenden Personal aufgebaut werden. Die Durchführung von Inhouse-Schulungen (direkt bei Ihnen vor Ort) hat sich beim Thema Zoll besonders bewährt und ist oft kostengünstiger als ein öffentliches Seminar, da gleich mehrere Personen am Anlass teilnehmen können. Die von Zollschule.ch er-stellten Bildungsnachweise werden vom Zoll vollumfänglich als Nachweis der Qualitätssi-cherung akzeptiert. Der Besuch eines öffentlichen Seminars ist nicht zwingend.

Was sind die Folgen von zu Unrecht ausgefüllten Ursprungsnachweisen?
Wir gehen in den wenigsten Fällen davon aus, dass dies absichtlich passiert ist. Dennoch haben solche Arbeitsfehler Folgen. Falls eine Zollprüfung ergibt, dass Sie zu Unrecht Ursprungsnachweise ausstellen bzw. ausgestellt haben, hat dies mindestens finanzielle Auswirkungen. So können entgangene Zölle über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren im Raum nachgefordert werden. Dies kann Unternehmen teuer zu stehen kommen. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, das spezifische Risiko genau zu berechnen. Wie hoch diese Kosten im Worstcase ausfallen können, lassen sich unmittelbar aufgrund unternehmerischer Kennzahlen ermitteln. Wenn Sie wünschen, dieses Risiko abzuwägen, können wir Sie bei der Ermittlung der Risikosumme effizient unterstützen.

Der Zoll ist vorbeigekommen und alles war gut. Können wir davon Ableitungen machen?
Weil das BAZG keine Systemabnahme gewährt, ist auch eine abgeschlossene Ursprungs-prüfung in der Regel keine Garantie dafür, dass nachfolgende Ursprungsprüfungen automatisch zum selben Resultat führen. Viel mehr erwartet das BAZG, dass Sie fortlaufend qualitätssichernde Massnahmen treffen und allfällige Lücken beheben.

Wie kann ich prüfen, ob ich alles richtig mache und das Kostenrisiko senken?
Damit Sie für eine Ursprungsüberprüfung vorbereitet sind, haben sich auch Audits hervorragend bewährt. Diese stellen sicher, dass Ihr Ursprungsmanagementsystem keine erheblichen Lücken aufweist. Als Audit bieten sich zwei Lösungswege an:

Für Unternehmen, die das nötige Fachwissen erst noch entwickeln möchten:

In diesem Fall empfiehlt sich der Einsatz von den Experten von Zollschule.ch, die in der Lage sind, ein Audit (Risikoanalyse) mit firmenspezifischen Trainings zu verbinden. Ein solches Audit dauert bei uns, je nach Firmengrösse, 1/2 – 1 Tag und identifiziert allfällige Lücken in ihren Abläufen. Sie erhalten unmittelbar Feedback über das Ergebnis. Umge-setzt werden die Audits von unserem Team, bestehend aus ehemaligen Fach-, Führungs-kräften und Unternehmensprüfer der Zollverwaltung, die sich zur Aufgabe gemacht haben, Schweizer Unternehmen bei Zollfragen neutral, unkompliziert und umfassend zu unterstützen.

Wenn im Unternehmen bereits fundiertes Fachwissen existiert:

In diesem Fall empfiehlt sich ein firmeninternes Audit durch Ihre eigenen, erfahrenen Mitarbeitenden an. Verfügen diese Personen zudem über die nötigen Weisungskompetenzen, sind Sie gut abgesichert. Wir gratulieren Ihnen dazu. Schlüsselpersonen sollten dabei „up-to-date“ bleiben und sich mit einer etablierten Export-Community vernetzen. Dazu empfiehlt sich die Teilnahme an unserer jährliche Fachtagung Export/Import, wo Fachexperten und Behördenvertreter jeweils aus erster Hand über Neuerungen und Updates berichten.

Muss ich für die Präferenzkalkulation eine teure Software kaufen, damit der Zoll zufrieden ist?
Das Ursprungsmanagement verlangt nicht zwingend die Anschaffung von teurer Software. In vielen Fällen kann mit einfachen Lösungen das verlangte, zufriedenstellende System sichergestellt werden. Eine gezielte Datenverwaltung einkaufs- und verkaufsseitig ist jedoch notwendig. Viele Unternehmen setzen in diesem Prozess auf unsere Fachberatung. Wir berücksichtigen dabei auch die Möglichkeiten von KI (Künstliche Intelligenz) und programmieren täglich Tools für unsere Kunden.

Fragebogens Ermächtigter Ausführer: Wer ist die verantwortliche Person?
Das korrekte Ausfüllen des Fragebogens ist das A und O. Es sollte verstanden werden, warum welche Frage gestellt wird und was die Absicht und die Auswirkung ist. Bei der Festlegung der gesamtverantwortlichen Person empfehlen wir stets eine Person einzutra-gen, die über die nötigen bereichsübergreifenden Weisungsbefugnisse und einen Eintrag im Handelsregister verfügt. Dies nicht zwingend aus zollrechtlicher, sondern aus be-triebswirtschaftlicher Sicht. So sind beispielsweise auch haftungsrechtliche Fragen an der korrekten Stelle platziert. Bei entsprechenden Fragen stellen wir gerne unsere Erfah-rungswerte bezüglich Handhabung in anderen Firmen zur Verfügung.

Wer bietet Support bei Fragen?
Selbstverständlich steht Ihnen unser Beratungsteam bei sämtlichen operativen und auch strategischen Fragen rund um Import, Export und Zoll zuverlässig, objektiv und neutral zur Verfügung. Sie dürfen uns bei Fragen gerne direkt kontaktieren.

Weiterführende Fachinformationen zum Thema Präferenzieller Warenursprung sind auf unserer Linksammlung "Warenursprung" aufgeführt.

Das Risiko von bedrohlichen Zollnachforderungen ist hoch, wenn der Prozess Warenursprung im Unternehmen nicht bewusst gestaltet wird und die Angaben im Auskunftsbogen auf kritische Ursprungsgrundlagen hinweisen.

Für den Erfolg als Ermächtigter Ausführer ist eine schnittstellenübergreifende Zusammenarbeit zwischen den Unternehmensbereichen Einkauf, Verkauf, Export aber auch Qualitätsmanagement, Buchhaltung und IT unabdingbar.

Unser Team begleitet Sie - umfassend, praxis- und kostenorientiert:

Bei der Qualitätssicherung des Prozesses zur Festlegung des präferenziellen Warenursprungs
Beim Antrag zum Ermächtigten Ausführer (bzw. Evaluation) sowie dem Ausfüllen der dazu notwendigen Unterlagen
Bei der Ursprungskalkulation (Ursprungsregeln gemäss Freihandelsabkommen)
Bei der Auswahl einer geeigneten IT-Lösung
Bei der formellen Umsetzung von Ursprungsnachweisen wie z.B. EUR 1, Rechnungserklärung, Lieferantenerklärung

Beim Ausfüllen des Auskunftfragebogens der Zollverwaltung
Bei der Vor- und Nachbearbeitung von Zollkontrollen
Bei der firmenspezifischen Gestaltung des Prozesses "Warenursprung"
Bei der Umsetzung der Vorgaben der Zollverwaltung zur Qualitätssicherung (z.B. firmenspezifische Schulung aller betroffenen Mitarbeitenden)

Fachliche Hintergrundinformationen zum Ermächtigten Ausführer

Ermächtigte Ausführer können Ursprungserklärungen auf der Rechnung generell ohne Wertlimite ausstellen und sind zudem von der handschriftlichen Unterzeichnung befreit. Im Verkehr innerhalb der Freihandelsabkommen, welche Warenverkehrsbescheinigungen EUR-MED und/oder EUR.1 vorsehen, entfällt für sie somit das Ausstellen dieser Formulare.

Interessenten für die Einführung dieses Verfahrens stellen ein rechtsgültig unterzeichnetes, schriftliches Gesuch an die zuständige Zollkreisdirektion. Für die Rechtsgültigkeit der Unterschrift/en stellt die Zollverwaltung auf die Personen und die Zeichnungsart ab, wie sie im kantonalen Handelsregister (CH) oder im Öffentlichkeitsregister (FL) eingetragen sind. Die zuständige Zollkreisdirektion bestimmt sich nach dem Sitz des Unternehmensdomizils.

Warenursprung, Freihandelsabkommen, Zollpräferenzen